Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
Die jährlichen Eigentümerversammlungen sind der Höhepunkt im Wirtschaftsjahr einer Eigentümergemeinschaft. Ihr professionelle Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung trägt maßgeblich zu einem guten Klima in einer Eigentümergemeinschaft bei. Viele Konfliktpunkte lassen sich durch fundierte Sachlichkeit entschärfen.
Erstellung und Überwachung von Hausordnungen
Hausordnungen können das Zusammenleben unterschiedlicher Menschen in einem Gebäude maßgeblich beeinflussen. Ihre positive Bedeutung für den Hausfrieden wird oft unterschätzt. Eine gute Hausordnung ist ein erster Schritt zu einem gemeinsamen Leitbild.
Vertragsmanagement
Als komplexe Gemeinschaft muss die Wohnungseigentümergemeinschaft zahlreiche Verträge mit aussenstehenden Dienstleistern, Versorgungsunternehmen, Versicherungen, Handwerksfirmen, Hilfskräften etc. abschließen, die ständig betreut und von Zeit zu Zeit überprüft werden müssen. Hierzu ist ein zentrales Vertragsmanagement in der Hand des Hausverwalters das beste Mittel.
Dienstleistungsmanagement
In einer Wohnungseigentumsanlage fallen im Laufe eines Jahres vielfältige Dienstleistungen an, die in der Regel von externen Dienstleistern erbracht werden. Der Winterdienst und die Wartung der Feuerlöscher seien hier nur beispielhaft genannt. Diese Leistungen in ihrer Qualität zu überwachen ist ein wichtiger Baustein für ein effektives Gebäudemanagement.
Öffentliche Vertretung
In der Öffentlichkeit wird die Eigentümergemeinschaft von ihrem Hausverwalter vertreten. Bei der praktischen Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümer ist er ihr Gesicht in der Öffentlichkeit. Damit ist er zugleich auch der erste Ansprechpartner für Mitteilungen von Außenstehenden an die Eigentümergemeinschaft.
Dokumentation u. Schriftverkehr
Eine gute Dokumentation ist die Basis einer guten Verwaltungstätigkeit. Sie schafft Transparenz für all diejenigen, die bei einer Sache nicht persönlich anwesend waren und sich doch später damit auseinandersetzen müssen. Diese Erkenntnis ist simpel und wird doch sehr oft missachtet. Gerade Eigentümergemeinschaften, die sich selbst verwalten und sich gut verstehen, sehen nicht die Notwendigkeit zur Dokumentation aller Vorgänge. Auch können sie den damit verbundenen nicht unerheblichen Aufwand nicht bewältigen.
So fehlen bei vielen Eigentümergemeinschaften die schriftlichen Protokolle - es waren sich ja alle einig - aber später dann ... war nichts mehr zu belegen ... und der Ärger groß!