Kaufmännische Verwaltung

Kontenverwaltung

 

Der Hausverwalter ist der Treuhänder des Vermögens der Eigentümergemeinschaft. Als solcher verwaltet er alle Konten, organisiert die Zahlungsströme (Überweisungen, Lastschriften, Daueraufträge etc.) und leitet Maßnahmen ein, wenn Abweichungen (Zahlungsrückstände, Kontosollstände etc.) auftreten.

 

Buchführung

 

Die Buchführung ist nichts anderes als die Dokumentation der Zahlungsströme und ihrer Auswirkungen auf das Vermögen der Eigentümergemeinschaft. Sie ist die Grundlage für alle weiteren Auswertungen.

 

Erstellung der Jahresabrechnungen

 

Einer der Vorteile einer Eigentümergemeinschaft ist die Teilung der Kosten. So fällt etwa die Kostenbelastung bei einer Erneuerung der Dacheindeckung für die einzelnen Eigentümer  einer Eigentümergemeinschaft deutlich geringer aus als für einen Eigenheimbesitzer, der alle Kosten alleine tragen muss.

In der Teilungserklärung wird geregelt, welche Kosten zu welchen Anteilen auf die einzelnen Eigentümer umgelegt werden. Am Ende eines Wirtschaftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr) werden die Kosten und ihre Aufteilung in der Jahresabrechnung für alle Eigentümer dargelegt.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist die Eigentümer-Jahresabrechnung zugleich die Grundlage für die Nebenkostenabrechnung mit den Mietern, wobei zu beachten ist, dass nicht alle Kosten, die von Eigentümern in ihrer Abrechnung getragen werden müssen, auch auf die Mieter umgelegt werden können (z.B. nicht die Kosten der Hausverwaltung).

Die Jahresabrechnung für die Eigentümer wird vom Hausverwalter erstellt und bei kleineren Eigentümergemeinschaften ohne Beirat in der Regel direkt den Eigentümern als Entwurf zugeleitet. in der Wohnungseigentümerversammlung entscheiden die Eigentümer dann über diese Abrechnung.

Die gültige Abrechnung zieht dann wieder eine Reihe von Massnahmen nach sich, die in den Bereich des Hausverwalters fallen: Guthaben werden zurückerstattet, Nachzahlungen angefordert, ggf. Mahnungen versandt etc..

 

Erstellung von Wirtschaftsplänen

 

Der Wirtschaftsplan stellt in gewisser Weise die Projektion der Abrechnung in die Zukunft dar. Alle Eigentümer sollen durch den Wirtschaftsplan darüber informiert werden, welche Kosten im laufenden Jahr auf sie zukommen. Im Wirtschaftsplan stecken dann auch alle baulichen Maßnahmen, die im Namen der Eigentümergemeinschaft durchgeführt werden und über deren Inhalt, Umfang und Ablauf schon so manche Eigentümergemeinschaft in Streit geraten ist.

Nicht alle Eigentümer sind Baufachleute, so dass auch hier die Kompetenz des Hausverwalters eine große Rolle bei der Beurteilung des baulichen Zustands und der notwendigen Baumaßnahmen spielt. Er arbeitet der Eigentümerversammlung zu, unterbreitet Vorschläge und informiert über die zu erwartenden Kosten. Die Entscheidung über die Maßnahmen treffen aber am Ende die Eigentümer bei der Verabschiedung des Wirtschaftplanes.